Comment fédérer son équipe interne autour d'Apidae Tourisme ? L'histoire de Dombes Tourisme

Dombes Tourisme est la SPL (Société Publique Locale) qui gère le développement et la promotion de l’offre touristique sur les 36 communes de son territoire ! Pas le temps de chômer donc pour les 6 salariés et le saisonnier en charge de ces missions.

Nous les avons rencontrés et avons pu creuser le travail mis en place depuis 2020 pour recentrer les activités de chacun autour de la plateforme Apidae Tourisme et notamment la saisie des informations. Explications…

“J’avais bien compris que la plateforme était une gigantesque base de données d’informations”

Quand Carine Montet prend la Direction de Dombes Tourisme en septembre 2019, elle ne connaît pas Apidae Tourisme. Et pour cause, son expérience professionnelle dans un réseau de magasins de producteurs en circuit court ne l’avait pas amenée à le connaître. Mais elle détecte de suite un sujet d’intérêt, certes, mais aussi de tensions.

“J’avais bien compris que la plateforme était une gigantesque base de données d’informations. Mais en interne, cela suscitait des tensions. Il fallait que je comprenne pourquoi, d’autant plus que nous allions refondre notre site internet”, dit-elle. Qu’à cela ne tienne ! Elle demande une formation auprès d’Ain Tourisme, dispensée de façon très adaptée par l’animatrice départementale Françoise Matkovic.
« L’idée n’était pas que je maîtrise parfaitement la plateforme mais que je comprenne les mécanismes. On a passé très peu de temps derrière l’écran d’ailleurs et on s’est concentré sur le fonctionnement général, l’architecture de l’information…”

Cette mise à l’étrier lui permet de comprendre d’où vient le souci. Ce n’est pas l’outil le problème, mais les habitudes de travail prises dans des établissements avant la fusion des Offices de Tourisme. Elle décide donc de mettre en place un chantier autour de la gestion de l’information dans “Apidae Tourisme”.

C’est Sandrine Ferrier, animatrice numérique, qui est chargée de le lancer. Avec son pragmatisme et sa créativité légendaire, Sandrine met en place une séance de travail mémorable pour faire un état des lieux des connaissances et des pratiques de l’ensemble des salariés. “Je leur avais préparé un quizz, et j’avais aussi imprimé une grande échelle, que j’avais posée par terre, pour que chacun indique où il en était par rapport à Apidae Tourisme”.

Quand Sandrine quitte Dombes Tourisme début 2020 (pour rejoindre l’équipe Conseil d’Apidae Tourisme 🙂 ), c’est sa collègue Claire Curt, chargée de communication-presse qui devient référente Apidae Tourisme en charge de la qualification de l’offre.

Une organisation redoutable 😉

Claire aussi est créative. Et réactive aussi ! Pour elle, “Apidae Tourisme ne doit pas être une contrainte. Chacun doit y trouver un intérêt”. Pour ce faire, elle organise des journées internes, complètement dédiées à l’utilisation d’Apidae Tourisme. Elle établit l’ordre du jour, priorise les actions.

Chacun s’affaire sur son clavier pour “trier” les fiches ou les mettre à jour selon le plan indiqué. Et si on bloque, on peut l’interpeller pour lui poser une question. Claire met un point d’honneur à répondre tout de suite. De cette manière, ses collègues peuvent voir les résultats de leur travail rapidement. C’est plus stimulant !

La mise à jour des hébergements et des circuits de randonnées ont fait l’objet d’une attention particulière puisque ce sont les informations les plus demandées sur le territoire. Et même si la mise à jour des informations liées à la restauration a été bien suivie pendant la période de confinement, elle va de nouveau faire l’objet d’une grande attention pour renseigner au mieux les visiteurs à l’accueil.

Ainsi, même si tout le monde peut intervenir et mettre à jour les fiches, chacun est responsable de “sa partie”.
Par exemple,

Michael, guide conférencier en charge de la conception et l’animation des circuits de randonnées et visites guidées, assure également le suivi de ces mêmes informations sur Apidae Tourisme,
Emmanuelle, chargée de l’accueil, suit plus particulièrement la saisie des informations liées aux évènements car elle est souvent interpellée sur ces questions…

Au niveau des évènements d’ailleurs, Claire a mis en place deux outils en particulier :

une fiche pratique de saisie diffusée en interne
un leaflet Comment valoriser mon événement diffusé aux Mairies, médiathèques, socioprofessionnels…

Aujourd’hui, la plateforme alimente donc principalement :

le site web et une partie de la newsletter via l’outil Nurtik (Raccourci Agency),
les écrans d’information de l’Office de Tourisme (Nü Signage).

Elle est également connectée aux services de la société Ingénie pour les visites de groupes.

Pour gérer ses projets, Dombes Tourisme utilise la plateforme Apidae Tourisme comme socle de ses données. Elle les gère grâce à l’abonnement Apidae Info.

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Bonne continuation à toute l’équipe !