Piloter ses projets numériques avec Apidae : l’art et la manière d’éviter les écueils !

Cet article, plein de bons conseils a été écrit par Franck Boinon, Web Developer & Formateur Apidae chez Sipea.

En théorie, gérer un projet numérique (Site web, application…) à partir d’Apidae est simple : Il suffit de créer un projet, de faire quelques « Recherches avancées » qu’on enregistre sous le terme savant de « Sélections » (que l’on confond aisément avec les filtres), et le tout arrive presque par magie sur son CMS (ou directement sur les pages du site). Avec l’annonce régulière de nouvelles API dédiées à l’intégration des données Apidae, de nombreux témoignages attestent à travers le réseau qu’après un démarrage parfois chaotique, « Ça marche ! ».

Pourtant, sur le terrain, nombreux sont les retours dubitatifs. « Ça marche, mais pas tout », « Les nouvelles fiches ne remontent pas », ou bien encore « On touche à rien, sinon… » Mais alors, gérer un projet numérique avec Apidae, c’est simple ou pas ? Le problème n’est pas dans la réponse, mais dans la question !

Alimenter un projet numérique avec Apidae, ce n’est ni simple, ni compliqué : c’est technique !

Cette technique n’aime ni l’à-peu-près, ni l’indéterminé, ni le « ça dépend ». De fait, se lancer dans un projet numérique avec Apidae demande un peu de temps, de la rigueur, et beaucoup de méthode. Autrement dit, c’est simple à mettre en place, encore faut-il savoir comment s’y prendre ! Un accompagnement peut à cet égard vous éviter bien des écueils, mais voici dès à présent quelques points à avoir à l’esprit avant de commencer (Liste non exhaustive)

Phase 1 : Le Cahier des charges

1- Le site web n’est pas fait pour vous, mais pour le public

A proscrire : Les sites « vitrine », froids et sans valeur ajoutée

A valoriser : Les sites fonctionnels pensés pour votre cible

L’enjeu est avant tout d’apporter une réponse spécifique à une clientèle qui viendra cherchez chez vous ce qu’elle trouverait moins bien ailleurs. Penser d’abord à ceux qui ne connaissent rien à votre territoire. C’est l’une des méthodes les plus efficaces pour être pertinent dans la mise en avant de ce dernier.

 2- Pour penser les besoins, il faut s’affranchir des possibles

A proscrire : Recopier ce que l’on aime, se limiter à ce que l’on connait

A valoriser : Penser les usages des utilisateurs

Imaginer un projet numérique, ce n’est pas recopier un projet que l’on a aimé. Il ne faut pas non plus raisonner en fonction des offres techniques que vous connaissez, ni des contraintes liées aux outils que vous souhaitez interfacer à votre application (Réservation, place de marché, dispos…) Concentrez-vous sur la nature de l’offre que vous voulez mettre en avant et sur les services que vous voulez proposer aux utilisateurs. Les arbitrages techniques et budgétaires ne doivent intervenir que lors d’une seconde phase de votre projet.

3- Rien n’est trivial

A proscrire : Un cahier des charges mettant en avant des attentes trop générales

A valoriser : Se forcer à expliquer clairement sa démarche pour en valider la cohérence

Votre connaissance du terrain vient naturellement influencer votre vision des choses. Mais lorsque vous vous adressez à un prestataire ou au public, ces connaissances ne sont pas forcément partagées. Ainsi, rien ne doit être considéré comme évident, et tout doit être précisé selon votre vision.

Phase 2 : Le(s) prestataire(s) technique(s)

4- Ne cherchez pas un prestataire : choisissez un partenaire

A proscrire : S’en remettre aveuglément à un prestataire qui se propose de tout gérer

A valoriser : Un partenaire à l’écoute et volontaire pour mettre en place votre vision des choses

La gestion de votre projet numérique va vous prendre du temps, et nécessitera de nombreux aller-retour avec votre agence web. Assurez-vous d’avoir comme contact un interlocuteur technique qui pourra non seulement comprendre vos demandes et attentes, mais aussi agir directement. De nombreux projets sont paralysés par des échanges interminables avec des chefs de projets/ commerciaux alors que le bon interlocuteur pourrait résoudre rapidement le problème.

5- Ne vous fiez pas aux apparences 

A proscrire : Choisir un prestataire uniquement sur la base d’une maquette graphique

A valoriser : La maitrise technique des outils utilisés pour intégrer les données Apidae (et autres…)

Dans bien des cas, une maquette graphique va être déterminante pour arrêter le choix de votre partenaire. Pourtant, comme je l’expliquai un peu plus haut, alimenter un projet numérique avec Apidae, c’est avant tout une histoire de technique. N’hésitez pas à questionner vos futurs partenaires sur leur maitrise réelle des données Apidae. Gardez à l’esprit que de plus en plus d’outils sont disponibles pour les agences qui veulent se lancer dans la mise en place de sites interfacés avec Apidae. Certains sont en accès libre (Open source), d’autres sont vendus par des agences ayant développé en interne leur propre « plugins ». Quelle que soit son approche, vous devez vous assurer que votre partenaire sera en capacité de faire évoluer dans le temps les outils de gestion des données Apidae qu’il utilise, sans devenir tributaire de plugins externes non maitrisés.

 

6- Un choix ne se fait pas par défaut 

A proscrire : S’engager avec le partenaire le moins pire

A valoriser : L’expérience de chaque partenaire dans des domaines qui lui sont propres

Ne partez pas à moitié convaincus. Si vous ne trouvez pas un partenaire unique pour la partie graphique et la partie technique, pourquoi ne pas travailler avec deux partenaires. Si cette approche nécessite un peu plus de coordination, elle permet de bénéficier de réelles expertises dans chacun des domaines du projet (Communication, Graphisme, Web…) sans que cela n’entraine nécessairement de surcoût. Qui plus est, cette approche lève toute ambiguïté quant à la possibilité de réutiliser une charte existante dans le cadre d’autres projets avec de nouveaux prestataires.

Phase 3 : Votre rôle dans le suivi du site

7- Un site web demande du temps, à la réalisation ET au suivi 

A proscrire : Se contenter de lancer un nouveau site tous les 4 ans

A valoriser : Assurer une veille régulière du site et des retours qualité sur la saisie Apidae à l’équipe

Trop d’Offices de tourisme ne débloquent pas le temps nécessaire aux webmestres pour le suivi de leur(s) site(s) web. Pourtant, un site web qui n’est pas suivi est un site web qui périclite. Derrière la gestion des contenus dits « froids » indispensables au référencement, les remontées Apidae nécessitent une veille qualité régulière afin de garantir la promotion des nouvelles offres.  Ne tombez pas dans le syndrome du stagiaire en confiant à une personne de passage la mise à jour de vos outils sans que personne ne puisse reprendre la suite.

8- Vouloir simplifier les sélections, c’est compliquer la saisie 

A proscrire : L’ajout manuel de fiches aux sélections et l’usage de critères internes redondants
A valoriser : Les sélections thématiques automatisées basées sur les critères Apidae

L’usage des sélections est un réel atout pour le pilotage de votre site web. Mais ces sélections doivent être automatisées à l’aide de recherches dynamiques basées au maximum sur des critères Apidae. L’ajout manuel de fiches à une sélection est à proscrire. En effet, en plus de complexifier la détection d’erreurs dans les remontées Apidae sur le web, il impose une action manuelle supplémentaire entre la saisie d’une nouvelle offre et sa diffusion, ce qui entraine un décalage pouvant durer plusieurs jours en cas d’inattention. De plus, « forcer » l’appartenance d’une fiche à une sélection occulte complètement l’aspect qualitatif d’une fiche. Une sélection est un cahier des charges qui permet de déterminer si une offre est pertinente ou non sur une rubrique du site. La forcer manuellement revient à ne pas tenir compte de ce contrat et ouvre la voie à l’arbitraire et au subjectivisme, pénalisant la lecture de votre offre.

De même, l’ajout de critères internes pour représenter chaque rubrique de votre site est une erreur classique. Là encore, plus rien n’est automatique, et chaque nouvelle fiche devra être marquée manuellement pour remonter sur les pages du site web, multipliant le risque d’oublis.

9- Gardez des archives de chaque décision prise

A proscrire : Les retouches à la volée pouvant impacter la cohérence globale du projet
A valoriser : Les tableaux de bord mettant en évidence chaque demande d’évolution du site

Entre le cahier des charges et la livraison du site, des ajustements vont nécessairement s’opérer. Une version de test peut mettre en évidence le besoin d’une nouvelle sous-rubrique et demandera la création de nouvelles sélections Apidae. Gardez un tableau à jour de ces sélections et de leurs usages. En cas de changement d’équipe (Chez vous ou chez votre partenaire technique), posséder des documents de référence communs est indispensable pour ne pas repartir à zéro. Ces documents doivent vivre au-delà de la livraison, tout au long du suivi du site, idéalement dans un espace partagé avec le prestataire (A minima, un tableur sous Google Drive peut faire l’affaire, tant que les données ne sont pas sensibles)

10- Impliquez l’ensemble de votre équipe

A proscrire : Cloisonner les missions entre la saisie des données et leur mise en ligne
A valoriser : Créer une synergie entre les équipes qui deviennent parties prenantes de vos projets

Bien que placé(e) en « première ligne » pour identifier d’éventuelles anomalies dans la saisie, votre webmestre ne pourra pas à lui(elle) seul(e) porter la responsabilité de la bonne diffusion des fiches Apidae sur vos sites web. En sensibilisant chacun(e) au fonctionnement des sélections utilisées par vos projets, et en donnant une vision globale à l’ensemble de l’équipe, la responsabilité de la bonne remontée des informations pourra être partagée.

En conclusion

Pour éviter retards et surcoûts, les maîtres mots sont anticipation & méthode :

• Ne partez pas trop vite dans un projet sans en avoir clairement défini les objectifs et contours.
• Gardez la maitrise et ne vous en remettez pas aveuglément à vos prestataires techniques.
• Inscrivez-vous dans une démarche projet adaptée, ni trop complexe, ni trop simpliste.

Si vous ne savez pas par où commencer, n’hésitez pas à vous faire conseiller pour vous mettre sur les rails. Dans de nombreux cas, un simple point téléphonique peut vous donner les clés pour bien démarrer. Tout au long de votre projet, confrontez votre démarche à un regard extérieur peut vous en assurer la cohérence globale (Votre projet est-il clair et compréhensible ? L’organisation projet est-elle correctement dimensionnée ?)

En cas de doute, ne restez pas seuls ! Un accompagnement peut toujours être dimensionné à la taille de votre projet, pouvant aller de la simple relecture de documents (cahier des charges, spécifications, analyse des offres prestataires…) jusqu’à une assistance à maitrise d’ouvrage complète (Méthode projet, aide à la rédaction des documents…)

 

Cette démarche s’adresse également aux Agences Web qui s’interrogent sur les possibles qu’offre Apidae et qui souhaitent en savoir plus sur l’environnement de travail de leurs clients.